第一章 总则
第一条 为进一步规范学院档案工作，提高我院档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为教学、科研、管理等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部、国家档案局发布的《普通高等学校档案管理办法》及《天津医科大学档案管理办法》，结合学院实际工作，特制定本办法。
第二条 本办法中所指档案，是指学院在教学、科研、党政管理、基础设施建设和办学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。
第三条 档案工作是学院的重要基础工作之一，是体现学院教学质量和管理水平的一个重要标志。
第四条 学院将档案工作纳入整体发展规划，纳入整体考核评估体系中。
第五条 学院各部门应将档案归档工作纳入工作计划和相关人员岗位职责与个人考核内容中，加强对本部门档案工作的管理。
第六条 学院档案工作由学院办公室主管，同时接受档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。
第二章 管理体制、机构及任务
第七条 学院档案工作实行统一领导、集中管理的原则。由院长主管，1名副院长分管。各归口部门设1名档案工作人员负责本部门档案的收集、整理和移交工作。
第八条 学院设有档案工作委员会，是在院长领导下，由各归口部门、学系、教研室、中心兼职档案员组成的档案管理工作机构，其主要职责：
（一）指导全院档案工作；
（二）负责对档案工作进行监督、检查和考核；
（三）研究决定档案工作的重大事宜；
（四）审议通过档案工作计划、总结等；
（五）对保管期限已满的档案进行鉴定、销毁。
第九条 综合档案室是学院档案工作的职能管理机构，隶属于学院办公室，是保存和提供利用本院档案的专职机构。综合档案室的主要职责：
（一）宣传贯彻执行《中华人民共和国档案法》等国家和地方关于档案工作的法令、政策和规定，执行上级主管部门下达的有关档案工作的指令和规范；
（二）负责规划、协调全院档案工作，对学院各归口部门的档案工作进行监督、指导和检查；
（三）拟定和组织实施本院关于档案工作的规章制度及业务规范，并负责贯彻实施；
（四）负责本院档案和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作；
（五）负责编制检索工具，利用档案资料进行编研，开发档案信息资源；
（六）组织实施档案信息化建设工作；
（七）开展档案宣传、咨询活动，做好档案开放和利用工作，为学院各项工作服务；
（八）开展档案理论和档案业务的研究，组织参加有关交流活动；
（九）组织全院档案工作人员的业务学习与培训工作；
（十）做好防火、防盗、防虫等“八防”工作，确保档案安全；
（十一）围绕学院中心工作，完成学院交办的任务。
第十条 学院所属各部门均应履行《档案法》，做好本部门档案工作的责任和义务。
（一）学院各归口部门负责人为本部门档案工作的主管领导，各归口部门确定1名档案工作人员负责本部门档案的具体工作，并定期向综合档案室移交档案。
（二）为避免档案工作的多头领导，提高工作效率，各学系、教研室、中心确定1名兼职档案员协助各归口部门的具体档案工作。如因工作需要，相关档案确需各学系、教研室、中心整理自存的，各有关部门可参照《基础医学院各类文件材料整理立卷规范》进行整理后自存。各学系、教研室、中心的档案工作接受各归口部门的业务指导和监督。
第三章 文件材料的形成和归档
第十一条 各类文件材料的形成、收集、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。档案工作人员应按照工作程序和立卷要求，对本部门形成的档案认真完成立卷归档，最后经本部门负责人审查合格签字后归档。（具体参照《基础医学院各类文件材料整理立卷规范》）
第十二条 对于个人在从事学院工作的职责活动中形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定向档案管理部门移交，任何个人不能据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要材料可按征集、代管、捐赠的方式处理。
第十三条 学院实行部门立卷制度，各部门均系立卷单位。其下属机构，均由主管部门统一组织、指导，各部门档案工作人员做好文件的收集、整理、立卷工作。学院综合档案室按立卷单位接收档案。
由几个部门共同完成的工作所形成的文件材料，经各部门协商，由主办部门立卷，不重复立卷。
第十四条归档范围
依据《高等学校档案实体分类法》和我院档案工作实际情况，我院归档范围分为十二大类：
（一）党政管理类：主要内容包括党务、行政、审计、纪检、工会、共青团、学生、统战等工作中产生的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《基础医学院党群、行政类档案管理细则》执行；
（二）教学类：主要内容包括教学管理、教学研究和教学实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《基础医学院教学档案管理细则》执行；
（三）科研类：主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《基础医学院科研档案管理细则》执行；
（四）基本建设类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《基础医学院基建档案管理细则》执行（其中重大项目档案按照天津市档案局重大项目档案管理要求执行）；
（五）仪器设备类：主要内容包括属于学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备（价值在10万元以上的），在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的不同载体的文件材料。按照《基础医学院仪器设备档案管理细则》执行；
（六）出版物类：主要内容包括本院自行编辑出版的报纸、刊物等具有保存价值的不同载体的文件材料。按照《基础医学院出版物类档案管理细则》执行；
（七）外事类：主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的文件材料。按照《基础医学院外事档案管理细则》执行；
（八）财会类：主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的文件材料。按照《基础医学院财会档案管理细则》执行；
（九）实物类：主要内容包括在学院各项活动中形成的、或者在学院对外交流中形成的有保存价值的实物。按照《基础医学院实物档案管理细则》执行；
（十）声像类：主要内容包括学院各项活动中形成，或者外部形成与本院有关的有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。按照《基础医学院声像档案管理细则》执行；
（十一）名人档案：主要包括学院知名人士在社会活动中形成的具有保存价值的文件材料。按照《基础医学院名人档案管理细则》执行；
（十二）专题档案：主要包括一次事项或一次重大活动中独立形成的文件材料，整理方法按照文书档案整理办法执行；
第十五条归档时间和要求
（一）归档时间
1、党政文书档案应在每年6月底前完成上一年度的归档工作；
2、科研、基建项目、仪器设备等档案在鉴定、竣工验收后的三个月之内完成归档工作；
3、教学综合管理文件次年6月底前归档。研究生学位档案在学位授予后的三个月内完成归档工作；
4、学生管理部门应将新生及毕业生名册在寒假前完成归档。
（二）归档要求
各部门档案工作人员移交档案的同时上交一份纸质目录，并提供电子版目录及移交档案的扫描件（pdf格式），认真填写移交收据，将不能移交的文件材料做出书面说明，并经本部门主管领导签字后上交综合档案室。综合档案室将在每个学年末进行汇总，上报学院主管领导。
第四章 档案管理
第十六条 综合档案室接收档案时，要按照规定的分类编号方法进行统一分类、编目、排架等，定期进行档案检查、清点，对于已破损、字迹不清的档案及时抢救，发现隐患立即向主管领导汇报解决。
第十七条 综合档案室工作人员应树立保密观念，严格遵守档案管理工作制度，切实保证档案的完整与安全。
第十八条 库房应有防盗、防火、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施，建立和健全档案库房管理有关制度。
第十九条 认真划分保管期限，对保管期限已满的档案由档案工作委员会同意后进行鉴定、销毁。
第二十条 对档案接收、利用、销毁等情况进行统计，并定期上报主管部门。
第二十一条 综合档案室工作人员必须严格遵守档案接收、管理和查借阅制度，及时做好登记。
第五章 档案的利用与公布
第二十二条 综合档案室要按照国家有关规定公布档案，未经学院授权，其他组织和个人无权公布学院档案。
属下列情形之一的，不对外开放：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密等知识产权问题的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第二十三条 学院按照规定向学院各部门开放档案，并应遵循下列规定：
（一）学院各部门经主管领导批准，在说明利用档案的目的和范围后，可查阅开放范围的档案，并可摘录和复制；
（二）凡利用档案，均应按规定办理利用手续，填写《档案利用登记表》。
（三）档案原则上不可外借，特殊情况要经主管领导批准。对借出档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，责令责任人提交书面情况说明，根据不同情况，报学院严肃处理。
第二十四条 对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案，须经归档部门负责人同意；涉及未公开的技术问题，须经课题负责人同意；涉及涉密档案的须经校保密委批准。
第六章 档案的鉴定和销毁
第二十五条 档案工作委员会对保管期限已满的档案进行鉴定后方可销毁。
第二十六条 销毁档案，应登记造册，履行批准手续后鉴定、销毁。未经批准，任何人不得销毁档案。
第七章 档案信息开发与编研
第二十七条 档案是学院重要的信息资源之一，提供有价值的档案信息和编研成果，是档案具有科学文化事业实体的一大功能。
（一）配合学院中心工作，参与编史修志研究；
（二）配合宣传部门建立院史陈列室，使之成为对师生员工进行优良传统教育和爱国荣校教育的基地；
（三）将原档案编研材料继续完善，提供领导和各部门做工作参考，发挥档案的信息资源作用。
第八章 考核、奖励和处罚
第二十八条 具体参照教育部27号令《高等学校档案管理办法》执行。
第九章 附则
第二十九条 学院人事档案由学校人事处按照校人事档案相关管理办法执行、学生档案由学生管理部门按照人事档案相关管理办法执行。
