为加强各类档案的整理立卷和归档工作，实现我院档案管理规范化，根据《天津医科大学档案管理办法》，结合我院具体情况，特制定本规范。
一、整理立卷的基本原则
1、凡是我院各部门及个人从事党政群、教学、科研、外事、基建、仪器设备、出版、财务等管理活动中形成的，已办理完毕的，对学院和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录性材料，均需要进行立卷归档。
2、文件材料整理要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
3、我院档案材料按立卷部门归档。各部门确定一名档案工作人员负责组织本部门档案的整理、归档工作。
4、各部门应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入各项管理工作之中，布置、检查、总结工作的同时布置、检查、总结本部门的档案工作。
5、归档文件材料的质量要求：
（1）归档文件材料用纸规格统一使用A4型。
（2）手工书写的材料不得使用复写纸，不得使用圆珠笔、铅笔，一律使用不褪色的碳素黑色水笔书写。
（3）归档文件材料应归原件。若不能归原件，请备注原因及原件去处。
（4）归档文件应齐全完整，已破损的文件应进行粘贴修补，易褪色（如热敏传真件）应及时复印。
（5）文件材料的形成时间（年、月、日）、签字、盖章等手续必须完整。
6、文件材料的整理单位为卷或件
（1）文书类档案、出版物档案、名人档案、声像档案的管理以“件”为单位立卷。
（2）科技档案（基建、设备、科研）应以卷为单位立卷。
二、预立卷（文件材料的形成与积累）
1、各立卷部门的档案工作人员根据本部门职能范围和年度工作计划，预计可能产生的文件材料，预先编制立卷类目。
2、各立卷部门的档案工作人员要做好平时的归卷工作，随时将办理完毕的文件材料分别存入相关案卷类目夹内，年终进行调整、整理立卷。
三、跨部门文件材料的立卷分工
两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，协办部门只保存复制件（无需归档）。
四、整理立卷
（一）文件材料的分类
1、分年度：按年度立卷（其中教学档案按学年度），即将文件按其形成或针对的年度分开，不同年度的文件材料一般不放在一起立卷。具体划分方法为：
（1）年度的计划、总结、报告、报表、奖励等文件归入文件内容针对的年度。
（2）跨年度的请示与批复，归入批复年度。
（3）跨年度的规划、计划、预算归入文件内容针对的第一年。
（4）跨年度的总结、报告、决算归入文件内容针对的最后一年。
（5）跨年度的会议文件归入会议开幕的年度。
（6）跨年度办理完毕的文件或案件归入办毕或结案的一年。
（7）法规性文件归入公布和批准年度。
（8）按教学年度形成的材料归入该学年度末的一年。
（9）科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、引进（购置）年度。
2、分问题：将文件按其内容所反映的问题分开。
3、分期限：文件按不同的保管期限（短期、长期、永久）分开。
（二）文件材料的立卷组合：立卷组合应以问题为主，兼顾其他特征，使之联系紧密，分级适当，问题相对单一，年代不混，保管期限准确。
（三）卷内文件材料的排列顺序为：由几个相关问题组成一卷时，以问题为单位排列，即将一个问题形成的文件材料排在一起；一个问题一卷时，按时间顺序排列。如有下列内容的文件时，应按以下要求排列，即：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；重要法规性文件及重要会议文件的历次稿依次排列在定稿之后：非诉讼案件的结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料在后。
（四）编写页号：成卷装订的文件材料，凡是有文字的页面都必须编写页号；以件组卷的文件材料编写件号，且在有文字的页面编写页号。具体要求：
1、以卷为单位的页号位置在卷内文件有文字页面的非装订线一侧下角（文件正面的右下角，背面的左下角）；
2、以件为单位的材料在每件文件材料的第一页右上角加盖件号章，并填写件号；在文件正面的右下角，背面有文字的左下角编写页号；
3、以卷为单位的编号从“1”开始，连续编号，厚度不超过200页；以件为单位的编号从“1”开始，分别编号，每盒厚度不超过200页。
（五）填写卷内目录：卷内目录位于卷内文件之前，必须用碳素黑色水笔填写或计算机打印。
1、序号：一份文件为一个序号，从“1”开始。
2、责任者：形成文件的部门或对文件负有责任的署名者。
3、文件编号：文件制发机关的发文字号。
4、文件日期：文件的形成时间，一般用八位数字表示，例如2012年1月10日，应写成20120110。
5、题名：文件的标题。
6、文件页号：卷内每份文件的开始页号，最后一份文件要填写起止页号，如80-88。
（六)卷内备考表：卷内备考表位于卷内文件最后，主要描述卷内文件情况，必须用碳素黑色水笔填写：
1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出等情况。
2、立卷人：由立卷的档案工作人员签名。
3、检查人：由立卷部门负责人签名。
4、立卷时间：填写立卷的具体时间。
(七）装订：
1、按“卷”文件：按照卷内目录、文件材料、卷内备考表的顺序，右侧、下侧对齐，距左边10-12mm处采用三孔一线法装订。
装订前要求：
（1）去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物。
（2）检查所有文件材料是否按A4型大小形成。如不是，则需要裁切、贴边、折边，使之成为A4规格大小。
（3）装订线以外有文字要贴边条，有保存价值的小便条要贴在A4规格大小的纸（不要使用已用过的单面空白纸）上。
2、按“件”文件：文件材料以“件”为单位分别用不锈钢订书钉装订。并按照归档文件目录、文件材料、备考表的顺序依次装入相应盒内。
（八）书写封面：统一用碳素黑色水笔填写。
1、按“卷”文件：
（1）、案卷题名:题名由责任者、内容、名称（文种）组成，要求文字简练，概括准确，能准确揭示文件材料内容。
（2）、归档单位：文件材料的立卷部门。
（3）起止时间：卷内文件材料形成的最早至最晚日期。如：20020103-20021228。
（4）保管期限：归档案卷所确定的保管期限。
（5）密级：有保存要求的要在卷内目录备注一栏中填写密级。
2、按件档案的封面书写：统一由碳素黑色水笔填写。
（1）年度：归档文件所确定的相应年度。
（2）保管期限：归档文件所确定的保管期限。
（3）机构（问题）：归档文件所确定的归口类别。
（4）室编件号：盒内文件的起止件号。
（5）室编盒号：相应的归口类别对应的盒号。
五、归档验收
1、归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，综合档案室依据本规范进行验收。凡不符合要求者，综合档案室指导进行整改。
归档案卷质量标准：
（1）归档文件收集齐全、完整，反映一项事情的来龙去脉清楚
（2）保管期限、密级划分恰当，凡永久、长期卷中文件材料不应有圆珠笔、铅笔书写件和热敏传真件等。
（3）分类清楚，组卷合理，卷内文件排列有序。卷内目录、备考表的各填写项均按规定填写，卷内文件编号无错、漏现象。
（4）案卷装订整齐牢固，不订压文字，不倒订、漏订，不应有金属物和未粘贴的破损文件。
（5）封面标题确切，文字简明，无错填漏填项目。
2、移交手续：移交时，填写档案交接收据一式两份，双方各保存一份备查。
3、归档时间：按照《基础医学院档案管理办法》规定的归档时间执行。
