为充分发挥档案的查考、凭证和参考作用，维护档案材料的完整与安全，更好的为学院各项工作服务，对查阅、借用综合档案，作如下规定：
一、学院所属各部门，在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后，均可以利用已公布的档案。
二、查阅、借用档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
三、查阅、借用档案不得擅自拍摄、复制档案内容。
四、查阅人不得查阅涉及本人及其直系亲属的档案材料。
五、凡有复制件或电子档案的，一般不提供原件。
六、查阅档案的程序和要求
为充分发挥档案的查考、凭证和参考作用，维护档案材料的完整与安全，更好的为学院各项工作服务，对查阅、借用综合档案，作如下规定：
一、学院所属各部门，在表明利用档案的目的和范围并履行相关手续后，均可以利用已公布的档案。
二、查阅、借用档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。
三、查阅、借用档案不得擅自拍摄、复制档案内容。
四、查阅人不得查阅涉及本人及其直系亲属的档案材料。
五、凡有复制件或电子档案的，一般不提供原件。
六、查阅档案的程序和要求
1．查阅部门填写“基础医学院查阅档案登记表”（附件1），须注明利用目的和利用要求。
2．查阅其他部门的档案，须经移交部门同意；查阅科研项目档案须经项目负责人同意。
3．部门档案工作负责人批准。
4．原则上不允许查阅未公开的档案或涉密档案。
5．档案管理人员按职责范围接待查阅。
(1)审核查阅手续；
(2)调取档案，引领查阅人到阅览室查阅；
(3)根据利用要求，复制档案材料或出具证明；
(4)请查阅人填写“基础医学院档案利用效果登记表”（附件2）。
七、借用档案
档案材料一般不外借。部门因特殊情况，需要借出档案，按照以下程序办理：
1．借用部门填写“基础医学院借用档案申请表”（附件3），注明借出的原因和目的。
2．借用其他部门的档案，须经移交部门同意；借用科研项目档案须经项目负责人同意。
3．部门档案工作负责人批准。
4．档案工作负责人批准。
5．原则上不允许借用未公开或涉密档案。
6．到档案管理人员处办理借用手续。
7．档案管理人员按职责范围调取档案，并对档案进行检查后，交付借用人。
8．借用时间一般为一周。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏或丢失，责令责任人提交书面情况说明，根据不同情况，报学院严肃处理。
9．借用档案应注意途中安全，不得将档案带往公共场所，不得带回家中，不得将档案擅自转借他人。
10．借用档案期间，如遇节假日，须归还档案室。
11．档案管理人员对归还的档案认真检查，查对无误后办理归还手续，发现问题及时解决。归还时，借用人填写“基础医学院档案利用效果登记表”。
12．由于特殊原因，应归档的实物档案确需在有关部门借用保存的，经部门档案工作负责人与档案管理负责人同意后，办理借用手续，填写“基础医学院实物档案借用申请表”（附件4）。借用部门需要负责借用档案的有序存放，保证实物档案齐全、整洁，并按时归还。其中大型展示、景观类实物需长期借用的，应每年进行一次检查并办理续借手续。
13．印章档案实物一律不予外借，且原则上不提供利用，如确实工作需要，须经部门档案工作负责人、印章归档部门负责人及档案管理负责人签字批准。档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，须保证印章档案的利用安全，并做好印章档案的利用登记。利用部门填写“基础医学院实物档案借用申请表”，注明利用印章档案的原因和目的。
八、档案管理人员须热情、主动、严谨、高效按程序提供服务。
九、档案管理人员提供查阅或借用的档案必须装订整齐，不得有散页。
十、复制的档案材料须注明“此件复制自XXX（档案）”。复制的档案材料或出具的证明上标明日期，加盖“基础医学院档案专用章”。
十一、档案管理人员必须对查阅和借用档案的情况及时登记，登记表按年度打印存档、汇总、统计。各项查阅、借用的“登记表”、“申请表”等均需存档备查。
十二、档案管理人员对在查阅、借用档案中出现的问题及时汇报解决。
十三、本规定自发布之日起施行。
1．查阅部门填写“基础医学院查阅档案登记表”（附件1），须注明利用目的和利用要求。
2．查阅其他部门的档案，须经移交部门同意；查阅科研项目档案须经项目负责人同意。
3．部门档案工作负责人批准。
4．原则上不允许查阅未公开的档案或涉密档案。
5．档案管理人员按职责范围接待查阅。
(1)审核查阅手续；
(2)调取档案，引领查阅人到阅览室查阅；
(3)根据利用要求，复制档案材料或出具证明；
(4)请查阅人填写“基础医学院档案利用效果登记表”（附件2）。
七、借用档案
档案材料一般不外借。部门因特殊情况，需要借出档案，按照以下程序办理：
1．借用部门填写“基础医学院借用档案申请表”（附件3），注明借出的原因和目的。
2．借用其他部门的档案，须经移交部门同意；借用科研项目档案须经项目负责人同意。
3．部门档案工作负责人批准。
4．档案工作负责人批准。
5．原则上不允许借用未公开或涉密档案。
6．到档案管理人员处办理借用手续。
7．档案管理人员按职责范围调取档案，并对档案进行检查后，交付借用人。
8．借用时间一般为一周。对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏或丢失，责令责任人提交书面情况说明，根据不同情况，报学院严肃处理。
9．借用档案应注意途中安全，不得将档案带往公共场所，不得带回家中，不得将档案擅自转借他人。
10．借用档案期间，如遇节假日，须归还档案室。
11．档案管理人员对归还的档案认真检查，查对无误后办理归还手续，发现问题及时解决。归还时，借用人填写“基础医学院档案利用效果登记表”。
12．由于特殊原因，应归档的实物档案确需在有关部门借用保存的，经部门档案工作负责人与档案管理负责人同意后，办理借用手续，填写“基础医学院实物档案借用申请表”（附件4）。借用部门需要负责借用档案的有序存放，保证实物档案齐全、整洁，并按时归还。其中大型展示、景观类实物需长期借用的，应每年进行一次检查并办理续借手续。
13．印章档案实物一律不予外借，且原则上不提供利用，如确实工作需要，须经部门档案工作负责人、印章归档部门负责人及档案管理负责人签字批准。档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，须保证印章档案的利用安全，并做好印章档案的利用登记。利用部门填写“基础医学院实物档案借用申请表”，注明利用印章档案的原因和目的。
八、档案管理人员须热情、主动、严谨、高效按程序提供服务。
九、档案管理人员提供查阅或借用的档案必须装订整齐，不得有散页。
十、复制的档案材料须注明“此件复制自XXX（档案）”。复制的档案材料或出具的证明上标明日期，加盖“基础医学院档案专用章”。
十一、档案管理人员必须对查阅和借用档案的情况及时登记，登记表按年度打印存档、汇总、统计。各项查阅、借用的“登记表”、“申请表”等均需存档备查。
十二、档案管理人员对在查阅、借用档案中出现的问题及时汇报解决。
十三、本规定自发布之日起施行。
